Een zorgkliniek verminderde het aantal gemiste afspraken met 60% en bespaarde wekelijks 20+ uur met AI-afspraakplanning
Assistent voor kliniekplanning
De uitdaging
Het receptieteam besteedde wekelijks meer dan 20 uur aan het beantwoorden van telefoontjes, het handmatig invoeren van afspraken, het versturen van herinnerings-sms'jes en het afhandelen van verzoeken om afspraken te verzetten. Door ineffectieve herinneringen lag het no-showpercentage op 30-40%. Patiënten hadden moeite om hun afspraak te verzetten en moesten vaak meerdere keren bellen voordat ze iemand bereikten. De administratieve last nam toe naarmate het patiëntenbestand groeide.
Wat we hebben gebouwd
We bouwden een AI-gestuurd afsprakensysteem dat 24/7 beschikbaar is via WhatsApp en een webportaal. Patiënten boeken met een realtime beschikbaarheidscontrole. Het systeem verstuurt gepersonaliseerde herinneringen via WhatsApp en sms, 24 uur en 2 uur voor elke afspraak. Afspraken kunnen via een gesprek op WhatsApp worden verplaatst, waarbij de AI-agent automatisch alternatieve tijdstippen voorstelt. Patiënten die niet komen opdagen, ontvangen geautomatiseerde follow-upberichten waarmee ze met één tik een nieuwe afspraak kunnen maken.
Hoe we dit hebben bereikt
Koppel het planningssysteem
WhatsApp en het webportaal gekoppeld aan de realtime beschikbaarheid van afspraken.
Herinneringen en het verplaatsen van afspraken automatiseren
Het herinneringsschema van 24 uur en 2 uur en de gespreksgestuurde flow voor het verplaatsen van afspraken gebouwd.
Maak de cyclus rond voor wie niet komt opdagen
Geautomatiseerde opvolging toegevoegd met herboeking met één tik voor gemiste afspraken.
Resultaten
Het aantal administratie-uren daalde met 20+ per week. Het percentage gemiste afspraken daalde met 60%. De patiënttevredenheid bereikte 95%. Het aantal effectieve patiëntbezoeken en de omzet van de kliniek stegen met 25%, doordat hetzelfde team met minder inspanning een grotere patiëntenpopulatie kon bedienen.
Diensten die voor deze opdracht zijn gebruikt
Wilt u vergelijkbare resultaten?
Vertel ons over uw bedrijf. We beoordelen hoe AI kan helpen.